Pour généraliser les signatures des utilisateurs, il est possible de passer par la création d’une règle dans le centre d’administration d’Exchange qui se basera une version HTML de la signature. Ainsi les utilisateurs n’ont pas besoin de se préoccuper de la créer, et elle est identique pour tous le monde. De plus, les informations des utilisateurs peuvent être directement récupérées depuis leur compte Active Directory.
Prérequis
- Les informations doivent être saisies sur le compte AD de l’utilisateur (nom, prénom, numéro de tél, etc..)
- La code HTML de la signature doit être préparé en amont
Limitations d’usage
- Avoir des connaissances en HTML pour faire un code compatible
- La signature sera toujours ajoutée à la fin de l’email (elle ne sera pas sous la réponse par exemple)
- La signature n’est pas visible sur les éléments envoyés
Configuration de la règle
- Se connecter à l’ECP
- Se rendre sur « Mail flow » puis « Rules »
- Cliquer sur le « + » puis « Create new rule… »
- Donner un nom à la règle
- Pour le champ « Apply this rule if.. » sélectionner « The sender is located.. » puis « Inside the organization »
- Pour le champ « Do the following… » sélectionner « Append the disclaimer… » puis cliquer sur « Enter text.. »
- Il faudra copier le code HTML du modèle des signatures puis valider par OK
- Cliquer sur « Select one… » puis sélectionner « Ignore » et valider par OK
- Cliquer sur « Save » pour créer la règle
Bonus
Petite liste des attributs AD qui peuvent être récupérés pour l’insertion de valeur automatiquement dans la signature:
%%FirstName%%
%%LastName%%
%%title%%
%%PhoneNumber%%
%%OtherPhoneNumber%%
%%Email%%
%%Street%%
%%ZipCode%%
%%City%%